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Organizar un Expo comercial puede ser abrumador, pero cuando se toma el tiempo de planear con anticipación, mejora su capacidad para administrar cualquier cosa que se cruce en su camino. Utilice la siguiente línea de tiempo de preparación de la feria para desarrollar y optimizar los resultados de su evento. Deje que estos pasos lo ayuden a planificar su Expo comercial.

Paso 1: Subraya tu estrategia 12 meses antes del evento

Determine cómo un Expo comercial puede actuar como un componente de sus técnicas de marketing y cree un presupuesto integral para su estrategia de feria.

Paso 2: 9-12 meses antes del evento

Calcule cuánto espacio necesitará su stand, qué equipo y accesorios desea incluir, como pancartas y otros materiales promocionales. Establezca metas concretas para su programa, incluidas varias ventas, clientes potenciales, etc. Regístrese con el patrocinador del evento para asegurar su espacio y obtener los detalles de la exhibición. Resuma su plan de mercadeo del expo e incorpore una variedad de métodos publicitarios para atraer a los consumidores. Incluya estrategias para los esquemas de marketing previos, durante y posteriores al evento.

Paso 3: 6-9 meses antes del evento

Elija un diseño para su exposición y dedique suficiente tiempo para buscar una empresa o equipo de exhibición con la capacidad de satisfacer sus necesidades.

Iluminar su presentación es fundamental para complementar su producto presentado y captar la atención de los asistentes al evento. Además de su diseño, decida si su exposición puede beneficiarse de las opciones de iluminación. Identifique qué documentos y marcadores promocionales desea tener a mano durante el evento e inicie la impresión necesaria.

Paso 4: 3-6 meses antes del evento

Ordene cualquier artículo de regalo. Verifique todas las fechas de entrega para asegurarse de que lleguen según lo programado. Continúe trabajando con un equipo para diseñar su exhibición y haga los arreglos de personal o turnos necesarios y prepare la capacitación. Comience a planificar cómo transferirá su pantalla y su equipo al espectáculo y reserve boletos de avión, reservas de hotel, alquiler de automóviles, etc., si es necesario.

Paso 5: 1 mes antes del evento

Finalice todas las reservas de viaje y elementos de la exhibición de su stand. Programe sesiones de capacitación del personal y continúe con sus planes de marketing previos al evento. Prepare cenas o reuniones con sus compañeros, proveedores o contactos que estarán en el evento.

Paso 6: 1 semana antes del evento

Finaliza las sesiones de entrenamiento. Verifique las fechas de entrega de todos los equipos, materiales y productos promocionales del stand que aún no hayan llegado.

Paso 7: 1 tareas posteriores a la exposición de un día a una semana después del evento

Investigue los clientes potenciales y manténgase en conexión con los contactos realizados en el evento. Determine si cumplió con los objetivos establecidos en su plan de feria. Examine su presupuesto e identifique su ROI.

Los especialistas en eventos de Rentaland Tents and Events son expertos en ofrecer servicios tales como: diseño de la distribución de stands y configuración de eventos. También ofrecemos una amplia gama de productos, como carpas, telas decorativas, iluminación, mesas, sillas, tarimas para desfiles, insumos para comida, con el fin de satisfacer todas las necesidades de equipos de ferias comerciales. Póngase en contacto con nosotros para analizar las tarifas y obtener todo lo que necesita para maximizar su próxima experiencia de feria.

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Fuentes:

  • https://www.trade-show-advisor.com/trade-show-planning-timeline.html
  • https://www.smartsheet.com/blog/everything-you-need-know-about-planning-trade-show
  • http://eventplanningblueprint.com/how-to-plan-a-trade-show/